Vereinskonto und Google Drive einrichten

Diese Anleitung beschreibt die vorgesehenen Voreinstellungen und den Anschluss des eigenen Vereinskontos. Jeder Verein verwendet sein eigenes Google Drive. GoodLifeLand stellt die Software bereit; das Google Drive von Marvin wird nicht für Kundenablagen eingesetzt.

Aktueller Stand: Die öffentliche App ist eine lokale Testdemo. Der Einrichtungsplan und die CSV-Prüfung funktionieren lokal. Sichere Mitgliederkonten, zentrale Vereinsdaten und die echte Google-OAuth-Verbindung sind noch nicht freigeschaltet. Die folgenden Verbindungsschritte beschreiben den vorgesehenen Ablauf nach dieser Freischaltung.

Was der Verein benötigt

• Ein Google-Konto, das der Verein dauerhaft verwaltet. Bei Google Workspace kann die Nutzung durch die Organisationsverwaltung eingeschränkt sein.
• Eine verantwortliche Person mit Adminrechten in Good Work sowie eine geregelte Vertretung.
• Genügend Speicherplatz im Vereins-Drive. Kosten und Speichergrenzen des Google-Kontos richten sich nach dem jeweiligen Google-Vertrag.

Mitglieder benötigen für die Nutzung der Vereins-App nicht zwingend ein eigenes Google-Konto. Die App-Berechtigungen und die Drive-Freigaben sind unterschiedliche Ebenen. Ein Vereinsmitglied soll nur die Funktionen und Dateien sehen, die seine Rolle erlaubt; die Drive-Verbindung allein stellt diese Prüfung nicht her.

Vorgesehener Ablauf für den Vereinsadmin

1. Nach der Freischaltung ein Good-Work-Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse anlegen. Einen Verein erstellen oder eine Einladung des Vereins annehmen.
2. Unter „Cloud & Einrichtung“ den Vereinsnamen prüfen und Google Drive auswählen.
3. „Mit Google verbinden“ auswählen. Auf der Google-Seite das eigene Vereins-Konto auswählen und die angezeigten Berechtigungen prüfen. Das Google-Passwort bleibt bei Google.
4. Die Rückkehr zu Good Work abwarten. Erst ein erfolgreicher Zugriffstest bestätigt die Verbindung; eine eingetragene E-Mail-Adresse ist kein Verbindungsnachweis.
5. Die Ordnerstruktur anzeigen lassen und ihre Anlage bestätigen. Die App soll den Stammordner und die benötigten Unterordner selbst erstellen.
6. Eine unkritische Testdatei über die App ablegen, den Abruf prüfen und erst danach Daten für den Betrieb übernehmen.

Der Verein benötigt für diesen Ablauf keine eigenen API-Schlüssel und kein eigenes Google-Cloud-Entwicklerprojekt. Die technische Registrierung und Konfiguration der Google-App erfolgt einmal durch GoodLifeLand als Anbieter.

Standard für die Ordnerstruktur

Der Stammordner ist Good Work – Vereinsname, beispielsweise Good Work – Natur und Kulturverein. Die Unterordner sind als Vorgabe definiert. Nach ihrer tatsächlichen Anlage müssen Ordner-IDs gespeichert werden; der Name allein reicht für eine verlässliche Zuordnung nicht aus.

Monatsablagen sollen innerhalb der passenden Bereiche nach JJJJ-MM benannt werden. Für Dateien ist JJJJ-MM-TT_Bereich_ID_Bezeichnung.ext vorgesehen. Beispiel: 2026-11-05_Beleg_B0001_Buero.pdf. Für neue Vereinsunterlagen muss kein öffentlich freigegebener Drive-Link erstellt werden.

Welche Daten in der App und welche in Drive liegen sollen

Drive ersetzt keine Datenbank für gleichzeitige Buchungen, Rollen oder Abstimmungen. Kundenrechte dürfen nicht aus Dateinamen oder einer selbst bearbeitbaren CSV abgeleitet werden. Getrennte Vereine brauchen getrennte Datenbereiche und für jede Anfrage eine Prüfung der Vereinszugehörigkeit.

Zugriff und bestehende Dateien

Für die erste Anbindung ist der begrenzte Zugriff drive.file vorgesehen. Er betrifft Dateien, die die App erstellt oder die der Verein ausdrücklich für die App auswählt. Er ist kein pauschaler Zugriff auf sämtliche Dateien des Vereins-Drive.

Ein Ordnername oder das spätere manuelle Ablegen einer Datei in einem Ordner erteilt der App nicht automatisch Zugriff auf diese Datei. Bestehende Dateien müssen gezielt über die App hochgeladen oder über eine dafür freigeschaltete Dateiauswahl hinzugefügt werden. Eine Übernahme ganzer bestehender Archive benötigt einen gesondert geprüften Importablauf.

Mitgliederliste vorbereiten

Die CSV-Vorlage verwendet UTF-8 und Semikolon als Trennzeichen. Pflichtspalten sind mitgliedsnummer;vorname;nachname;email. Jede Mitgliedsnummer muss innerhalb der Datei eindeutig sein. Die aktuelle lokale Vorschau prüft Pflichtspalten, Namen, E-Mail-Format und doppelte Mitgliedsnummern. Sie legt keine Konten an und lädt keine Daten hoch.

Rollen werden in der geschützten App durch berechtigte Admins vergeben. Ein Import darf keine Adminrechte aus einer CSV übernehmen. Einladungen für echte Zugänge und ihr Versand sind ein gesonderter Schritt nach der Freischaltung.

Automatik und Konflikte

Vorbereitet sind Schalter für Dokumentablage, Belegzuordnung, Anzeigenbilder und monatliche Exporte. In dieser Version sind dies gespeicherte Voreinstellungen. Es laufen noch keine Hintergrundimporte, Cloud-Synchronisationen oder Monatsjobs.

Für den späteren Betrieb sind wiederholbare Aufträge, Fehlerprotokolle und ein sichtbarer letzter erfolgreicher Lauf erforderlich. Importe sollen eine Vorschau erhalten. Bei Konflikten werden vorhandene Daten nicht still überschrieben; Wiederholungen dürfen keine doppelten Exporte oder Buchungen erzeugen.

Wechsel im Vorstand und Verbindung trennen

Ein verantwortlicher Admin soll Nachfolger zunächst einladen, ihnen Rechte geben und die Übernahme bestätigen. Der letzte aktive Admin darf nicht entfernt werden. Beim Wechsel des Google-Kontos muss die neue Verbindung samt Lese- und Schreibtest funktionieren, bevor die bisherige Verbindung getrennt wird.

Die spätere Funktion „Verbindung trennen“ muss den serverseitig gespeicherten Zugang entfernen und weitere Cloud-Jobs stoppen. Bereits vorhandene Dateien im Vereins-Drive werden dabei nicht automatisch gelöscht. Zusätzlich kann der Verein den App-Zugriff in seinem Google-Konto widerrufen.

Was GoodLifeLand vor dem Verkaufsstart einrichten muss

1. Eine eigene Produktionsdatenbank für Good Work mit geprüfter Trennung der Vereine und serverseitiger Rollenprüfung.
2. E-Mail-Bestätigung, Passwortwiederherstellung, Einladungen, Adminwechsel und zuverlässigen E-Mail-Versand.
3. Eine eigene Domain mit HTTPS sowie Google-OAuth-Client, erlaubte Rücksprungadresse und Drive API. Eine gegebenenfalls erforderliche Google-Verifizierung muss abgeschlossen sein.
4. Serverseitige Speicherung und Erneuerung der Google-Zugänge, Widerruf, Dateizugriffsprüfung und protokollierte Aufträge.
5. Echte Abo-Zahlungen mit Rückmeldungen des Zahlungsanbieters, Rechnungen, Kündigung und automatischer Freischaltung.
6. Passende Anbieter- und Vertragsunterlagen sowie eine Prüfung der Verarbeitung und Aufbewahrung echter Kundendaten.
7. Einen vollständigen Test mit zwei voneinander getrennten Vereinen einschließlich Konto, Rollen, Dateiablage, Export und Aboablauf.

Die Testdemo ist noch nicht als produktive Vereinssoftware verkaufsbereit. Der Einrichtungsplan ist eine vorbereitete Vorgabe und keine aktive Verbindung.

Technische Grundlagen

Google Drive API – Berechtigungen: developers.google.com/workspace/drive/api/guides/api-specific-auth

Google OAuth für Webanwendungen: developers.google.com/identity/protocols/oauth2/web-server

Supabase – Konten mit E-Mail und Passwort: supabase.com/docs/guides/auth/passwords